Jeżeli osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP), zobowiązana jest wystąpić do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o nadanie takiego numeru. Obowiązek ten ciąży również na wspólnikach spółki cywilnej rozpoczynającej działalność gospodarczą. Numer identyfikacji podatkowej powinni posiadać zarówno wspólnicy, jak i sama spółka. Zgłoszenia dokonuje się jednorazowo bez względu na formę opodatkowania, rodzaj i liczbę opłacanych podatków.
Obowiązek rejestracji dla celów podatkowych dotyczy osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, a także zakładów (oddziałów) osób prawnych, które na podstawie odrębnych przepisów są podatnikami [art. 2 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, Dz.U. nr 142, poz. 702 z póź. zmian.]. Obowiązkowi temu podlegają również płatnicy podatków i płatnicy składek ubezpieczeniowych, tj. płatnicy ubezpieczenia społecznego oraz ubezpieczenia zdrowotnego.
Osoby fizyczne prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-1. Jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (m.in. spółki cywilne, jawne i komandytowe), dokonują tego zgłoszenia na formularzu NIP-2. Formularze NIP-1 oraz NIP-2 składane są przez podatników podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej jednym z tych podatków. Natomiast podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy samodzielnie odprowadzają zaliczki na podatek lub samodzielnie opłacają go w formach zryczałtowanych, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej deklaracji dotyczącej tych zaliczek lub wpłaty zryczałtowanego podatku [art. 6 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, Dz.U. nr 142, poz. 702 z póź. zmian.].
Spółki cywilne, które zatrudniają pracowników, składają zgłoszenia identyfikacyjne nie później niż w terminie złożenia pierwszej deklaracji dotyczącej zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli nie zatrudniają pracowników, to zgłoszenie identyfikacyjne powinno zostać dokonane w ciągu miesiąca od dnia uzyskania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej.
Podatnicy, którzy nie korzystają ze zwolnienia z podatku od towarów i usług zgłoszenia NIP-1 lub NIP-2 składają w urzędzie skarbowym właściwym dla tego podatku [art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, Dz.U. nr 11, poz. 50 z późn. zmian.]. Podatnicy korzystający ze zwolnienia od podatku od towarów i usług dokonują zgłoszenia w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca ich zamieszkania, a w przypadku spółek cywilnych w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby spółki.
Osoby fizyczne nie prowadzące samodzielnie działalności gospodarczej (tj. uzyskujące dochody z tej działalności wyłącznie z udziału w spółce cywilnej), dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-3. Formularz ten składają w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania w terminie złożenia pierwszej deklaracji na zaliczkę na podatek dochodowy.
Nadanie numeru NIP następuje w drodze decyzji administracyjnej. Podatnicy zobowiązani są podawać NIP na wszystkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, których poboru dokonują organy podatkowe lub celne. Podatnicy posiadający NIP zobowiązani są również do aktualizacji danych podanych w formularzach zgłoszeniowych [art. 9 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.].
Osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą uprawniona jest do wyboru jednej z trzech form opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Może to być rozliczenie w postaci karty podatkowej, ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub zasad ogólnych, powodujących obliczanie podatku dochodowego zgodnie z obowiązującą skalą podatkową. Przy czym najprostszą z wymienionych formą opodatkowana podatkiem dochodowym, a zarazem najmniej kłopotliwą dla podatnika, nadal pozostaje karta podatkowa.
Na przedsiębiorcy rozpoczynającym prowadzenie działalności gospodarczej ciążą również określone obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych [ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, póz. 887 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2001 r. nr 39,póz.459), oraz ustawa z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Dz.U. nr 28, póz. 153 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2001 r. nr 52, póz. 539).]. Na mocy przepisów powołanych aktów prawnych zgłoszeniu do ubezpieczeń podlegają obowiązkowo m.in. osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą – w tym w formie spółek nie posiadających osobowości prawnej. Niezależnie od tego osoba fizyczna lub inny przedsiębiorca mogą podlegać zgłoszeniu do ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenia – np. od zatrudnionych pracowników.
Obowiązek ubezpieczenia powstaje w dniu rozpoczęcia wykonywania działalności i trwa do dnia jej zakończenia. Z tego obowiązku pozostają zwolnione osoby fizyczne rozpoczynające prowadzenie kolejnej działalności gospodarczej, w związku z którą nie będą występować jako płatnicy składek oraz spółki kapitałowe – do momentu uzyskania przez te spółki statusu płatnika (np. zatrudnienia pierwszego pracownika). Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia lub uzyskania statusu płatnika [Kulicki J., Podatek dochodowy od osób fizycznych, Wydawnictwo C. H. Beck, Warszawa 1999, s. 47.].