Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymagań prawnych, organizacyjnych i finansowych. Przede wszystkim podstawą podjęcia działalności gospodarczej jest posiadanie zdolności prawnej i zdolności do czynności prawnych. Osoby fizyczne muszą być pełnoletnie, a w przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych – zdolność ta wynika z ich osobowości prawnej.
W obowiązującym stanie prawnym do podstawowych form działalności gospodarczej należą:
1. Osoba fizyczna – indywidualny przedsiębiorca, który we własnym imieniu podejmuje i wykonuje działalność gospodarczą,
2. Osoby prawne (Skarb Państwa oraz gminy, spółki kapitałowe – akcyjna i spółki z o.o., przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, jednostki badawczo – rozwojowe),
3. Niemająca osobowości prawnej spółka prawa handlowego (spółki jawne, partnerskie, komandytowe i komandytowo – akcyjne) [Zreformowane prawo działalności gospodarczej, „Poradnik Prawny” nr 4, Grupa Wydawnicza „Infor” sp. z o. o., Warszawa 2001, s. 8.].
Należy zwrócić uwagę, że osoba fizyczna jako przedsiębiorca oraz spółka osobowa jako przedsiębiorca nie jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Osoba fizyczna jest podatnikiem podatku od dochodu osobistego, na który składają się dochody ze wszystkich należących do niej źródeł przychodów, w tym również z działalności gospodarczej. Ustalenie wysokości dochodu z jej działalności gospodarczej następuje na podstawie ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dochód ten jest łączony z innymi dochodami osoby fizycznej i jako składnik jej dochodu osobistego podlega opodatkowaniu.
Do pierwszej grupy należą również wspólnicy spółki cywilnej, jeżeli wykonują działalność gospodarczą. Każdy z tych wspólników traktowany jest jako indywidualny przedsiębiorca, stąd wynika między innymi obowiązek uzyskania wpisu w rejestrze pod własnym nazwiskiem i imieniem. Fakt, że wykonuje działalność w ramach spółki cywilnej, będzie odnotowany w rejestrze. Dochód spółki ustalany jest na podstawie prowadzonych przez nią ksiąg. Jest on dzielony pomiędzy wspólników proporcjonalnie do ich udziałów. Dochód z udziału w spółce każdego wspólnika jest następnie łączony z jego dochodami z innych źródeł i jako składnik dochodu osobistego podlega opodatkowaniu [Litwińczuk H., Prawo podatkowe przedsiębiorców, Wydawnictwo „Konieczny i Kruszewski”, Warszawa 2000, s.54.].
Umowa spółki cywilnej reguluje stosunki wewnętrzne w spółce pomiędzy wspólnikami. Jest zatem stosunkiem zobowiązaniowym, jedną z nazwanych przez Kodeks cywilny umów. Spółka cywilna nie jest żadną strukturą organizacyjną [W. Kartner, „Sytuacja prawna spółki cywilnej na tle nowego prawa działalności gospodarczej”, „Przegląd Prawa Handlowego”, styczeń 2001 r.
]. Należy zwrócić uwagę, iż numer statystyczny, tzw. REGON, nadawany jest wyłącznie spółce a nie wspólnikom.
Również NIP (numer identyfikacji podatkowej) nadany przedsiębiorcom działającym dotychczas w ramach umowy spółki cywilnej pozostaje nadal aktualny.
Grupa druga – osoby prawne – jest niezwykle zróżnicowana pod względem form organizacyjnych. W ramach tej grupy można wyróżnić dwa rodzaje przedsiębiorców. Do pierwszego rodzaju zaliczamy podmioty, które zostały utworzone bezpośrednio w celu prowadzenia i podejmowania działalności gospodarczej. Jest to najliczniejsza grupa. Do niej zaliczamy w większości spółki kapitałowe: spółki z o.o. i akcyjne (przepisy dotyczące tych spółek dopuszczają jako cel założenia spółki „każdy prawnie dopuszczalny”, a więc nie tylko wyłącznie gospodarczy). W tej grupie mamy tak zróżnicowane podmioty, jak:
- banki,
- przedsiębiorstwa,
- Powszechne Towarzystwa Emerytalne,
- jednoosobowe spółki Skarbu Państwa, jednoosobowe spółki jednostek samorządu terytorialnego,
- spółdzielnie,
- przedsiębiorstwa państwowe,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych.
Przedmiot działania, organizację wewnętrzną, strukturę i zasady działania tych przedsiębiorców regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych lub przepisy odrębne (np. ustawa o przedsiębiorstwach państwowych, ustawa o spółdzielniach). Istotne są też akty wewnętrzne tych podmiotów, jak: umowy, statuty regulujące bardziej szczegółowo podane wyżej zagadnienia.
Drugą kategorie stanowią osoby prawne, których celem bezpośrednim nie jest prowadzenie działalności gospodarczej, ale mogą taką działalność w ramach przewidzianych dla nich form organizacyjnych podjąć i prowadzić (jeśli nie jest wykluczona przez prawo). W tym przypadku prowadzenie działalności gospodarczej – uprawnienie do niej – musi wynikać z aktów wewnętrznych takiej osoby prawnej. Nadto podmioty te muszą uzyskać przed podjęciem takiej działalności wpis do rejestru przedsiębiorców [art. 36 pkt 13 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.]. Do tej grupy osób prawnych zaliczamy: związki zawodowe, związki wyznaniowe, fundacje, stowarzyszenia, organizacje samorządu gospodarczego lub zawodowego, a także jednostki samorządu terytorialnego i Skarb Państwa.
Trzecią grupę stanowią spółki prawa handlowego nie mające osobowości prawnej. Pod tą nazwą rozumie się osobowe spółki określone w Kodeksie spółek handlowych.
Są to:
1. spółka jawna,
2. spółka partnerska – przewidziana jedynie dla osób, które według Krajowego Rejestru Sądowego zaliczane są do tzw. „wolnych zawodów”,
3. spółka komandytowa,
4. spółka komandytowo – akcyjna.
Spółki osobowe prowadzą przedsiębiorstwo pod własną firmą (jest istotna różnica w stosunku do działalności gospodarczej w ramach umowy spółki cywilnej, prowadzonej pod imieniem wspólników). Jako takie mogą „we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości, i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane” [art. 8 Kodeksu spółek handlowych.]. Jest to istotny element wyróżniający tę grupę przedsiębiorców, przydatny w obrocie gospodarczym.
Niezbędnym elementem powstania spółki osobowej jest sporządzenie umowy spółki lub statutu (dotyczy spółki komandytowo – akcyjnej), z wyjątkiem spółki jawnej, gdzie wymagana jest jedynie umowa pisemna (pod rygorem nieważności), pozostałe spółki mają obowiązek sporządzić umowę lub statut w formie aktu notarialnego.
Spółki osobowe (z wyjątkiem spółki jawnej) powstają z chwilą wpisania do rejestru przedsiębiorców.
Spółka jawna podlega jak każdy podmiot zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców, ale jej byt prawny w odróżnieniu od pozostałych spółek osobowych nie powstaje z chwilą wpisu do rejestru.
Rejestracja działalności gospodarczej jest kluczowym etapem dla większości form działalności. Osoby fizyczne, które chcą prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, dokonują wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Z kolei spółki prawa handlowego, w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, są rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Proces rejestracji obejmuje m.in. wybór formy prawnej działalności, wskazanie odpowiedniego kodu PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), a także określenie adresu prowadzenia działalności.
Przedsiębiorcy są również zobowiązani do uzyskania numeru NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) oraz REGON (numer identyfikacyjny w systemie statystycznym). W przypadku przedsiębiorców, którzy planują zatrudniać pracowników, konieczne jest zgłoszenie firmy jako płatnika składek w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Dodatkowo, w niektórych branżach działalność wymaga uzyskania koncesji, zezwoleń, licencji lub wpisu do rejestrów działalności regulowanej.
Ważnym aspektem jest również spełnienie obowiązków podatkowych. Przedsiębiorcy muszą wybrać odpowiednią formę opodatkowania, która może obejmować podatek dochodowy na zasadach ogólnych (skala podatkowa), podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową. Należy również określić, czy przedsiębiorstwo będzie czynnym podatnikiem VAT, co jest wymagane w przypadku niektórych rodzajów działalności.
Przy prowadzeniu działalności gospodarczej przedsiębiorcy muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony środowiska, praw konsumenta oraz zasad BHP, szczególnie jeśli zatrudniają pracowników. W zależności od branży konieczne może być także przestrzeganie dodatkowych regulacji branżowych, które nakładają specyficzne wymogi dotyczące jakości produktów, standardów usług czy zabezpieczeń finansowych.
Na etapie prowadzenia działalności przedsiębiorcy muszą prowadzić odpowiednią dokumentację, w tym księgi rachunkowe lub uproszczoną księgowość, zależnie od wybranej formy opodatkowania i osiąganego przychodu. Dodatkowo przedsiębiorcy muszą regularnie składać deklaracje podatkowe oraz opłacać zaliczki na podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Spełnienie tych wymagań jest niezbędne, aby prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce odbywało się zgodnie z prawem i umożliwiało osiąganie zamierzonych celów biznesowych. Każdy przedsiębiorca powinien również monitorować zmiany w przepisach prawa, które mogą wpływać na sposób prowadzenia działalności.